Εισαγωγή της λίστας πελατών

Ανέβασμα αρχείου

Στη σελίδα Εισαγωγή πελατών ανεβάζετε αρχείο CSV ή Excel (.xlsx). Το αρχείο διαβάζεται στον browser σας· στέλνονται μόνο οι γραμμές που αντιστοιχίστηκαν. Πολλά αρχεία (για παράδειγμα πελάτες, ζώα και επισκέψεις από το VetAssistant) ενώνονται μέσω των στηλών ID. Κάθε φύλλο ενός Excel μετρά ως αρχείο.

Το λογισμικό σας

Επιλέξτε το λογισμικό της κλινικής (και στις Ρυθμίσεις → Λογισμικό). Το TailPlan έχει προρύθμιση εισαγωγής για κάθε λογισμικό που γνωρίζουμε σε Κύπρο και Ελλάδα (π.χ. VetAssistant, VetSystem, Provet Cloud, ezyVet). Οι προρυθμίσεις δεν έχουν ακόμη επιβεβαιωθεί με πραγματικά αρχεία κλινικών, γι' αυτό βλέπετε πάντα την αντιστοίχιση στηλών και μπορείτε να την αλλάξετε. Το «Στείλτε μας δείγμα εξαγωγής» στέλνει μόνο τα ονόματα των στηλών (χωρίς δεδομένα πελατών) ώστε να επιβεβαιώσουμε την προρύθμιση.

Στήλες, τηλέφωνα και ημερομηνίες

Οι επικεφαλίδες αναγνωρίζονται στα αγγλικά και στα ελληνικά. Τα τηλέφωνα μετατρέπονται σε διεθνή μορφή με βάση τη χώρα σας (+357 ή +30· άλλες χώρες χρειάζονται το πρόθεμα στο αρχείο). Πριν από την προεπισκόπηση επιβεβαιώνετε τρεις ημερομηνίες-δείγμα («Οι ημερομηνίες διαβάζονται σωστά»): έτσι εντοπίζονται μπερδέματα ημέρας/μήνα. Η προεπισκόπηση δείχνει 20 γραμμές με τα προβλήματα κάθε γραμμής. Οι ιδιοκτήτες ενώνονται με βάση το τηλέφωνο· ένας ιδιοκτήτης μπορεί να έχει πολλά ζώα.

Άλλα είδη και microchip

Οι κάρτες TailPlan καλύπτουν σκύλους και γάτες. Οι γραμμές με άλλα ζώα κρατούν τον ιδιοκτήτη και αναφέρουν το ζώο ως παραλειπόμενο. Ο αριθμός microchip πρέπει να έχει 15 ψηφία· οτιδήποτε άλλο αναφέρεται και παραλείπεται.

Επανεισαγωγή

Αν ανεβάσετε ξανά το ίδιο αρχείο, δεν αλλάζει τίποτα. Μια νεότερη εξαγωγή με τα ίδια δεδομένα προσθέτει μόνο τα νέα: νεότερες πράξεις σε επιβεβαιωμένο πλάνο καταγράφονται όπως το «Done» της ρεσεψιόν· παλαιότερες μένουν μόνο ως ιστορικό. Η αντιστοίχιση στηλών θυμάται τις ίδιες επικεφαλίδες. Αν έχετε κάνει ήδη εισαγωγή, λαμβάνετε εβδομαδιαία υπενθύμιση «Ανεβάστε την εξαγωγή της εβδομάδας» (απενεργοποιείται στις Ρυθμίσεις)· παραλείπεται τις εβδομάδες που η ρεσεψιόν κατέγραψε επισκέψεις στο TailPlan.

Προαιρετική βοήθεια AI

Για ακατάστατα αρχεία μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια AI για τα ονόματα στηλών και τα μη αναγνωρισμένα σκευάσματα. Στέλνονται μόνο επικεφαλίδες και ονόματα σκευασμάτων, ποτέ δεδομένα πελατών.

Άμεση σύνδεση (beta)

Για Vetmanager και Provet Cloud, ο ιδιοκτήτης της κλινικής μπορεί να συνδέσει το TailPlan απευθείας με το πρόγραμμα στις Ρυθμίσεις → Άμεση σύνδεση με το πρόγραμμά σας, αντί να ανεβάζει εξαγωγές. Vetmanager: δημιουργήστε κλειδί REST API στο Vetmanager (Ρυθμίσεις → Ενσωμάτωση με υπηρεσίες → Rest Api) και επικολλήστε το μαζί με τη διεύθυνση Vetmanager σας. Provet Cloud: συμπληρώστε το Provet ID και το client ID και secret που εκδίδει το Provet για την ενσωμάτωση TailPlan· μέχρι να εμφανιστεί η καταχώριση του TailPlan στο Provet, γράψτε στο info@tailplan.vet. Το TailPlan μόνο διαβάζει: πελάτες, τηλέφωνα, ζώα και καταγεγραμμένα εμβόλια και θεραπείες (τα τελευταία 3 χρόνια στην αρχή, μετά ό,τι άλλαξε). Δεν γράφεται ποτέ τίποτα στο πρόγραμμά σας. Το κλειδί αποθηκεύεται κρυπτογραφημένο· η Αποσύνδεση το διαγράφει. Ο πρώτος συγχρονισμός τρέχει στο παρασκήνιο (σε μεγάλη κλινική μπορεί να πάρει μερικές ώρες)· μετά το Vetmanager διαβάζεται ξανά καθημερινά και το Provet Cloud κάθε λίγες ώρες. Οι γραμμές εισάγονται ακριβώς όπως ένα αρχείο: οι ιδιοκτήτες ταυτίζονται με το τηλέφωνο, τα ζώα με ιδιοκτήτη και όνομα, και μια πράξη που έχει ήδη καταγραφεί την ίδια ημερομηνία δεν προστίθεται δεύτερη φορά. Τα ονόματα προϊόντων που δεν αναγνωρίζει το TailPlan εμφανίζονται στις Ρυθμίσεις, ώστε να μας πείτε ποια είναι εμβόλια ή αντιπαρασιτικά.

← Όλη η τεκμηρίωση